Der Bayerische Verwaltungsgerichtshof (BayVGH) hat mit seiner Entscheidung vom 20. Juni 2018 bisher bestehende rechtliche Unsicherheiten im Zusammenhang mit der elektronischen Ladung beseitigt. Es besteht nunmehr für alle Städte, Märkte und Gemeinden, die ein Ratsinformationssystem nutzen, die Möglichkeit bei der Ladung auf ein rein elektronisches Verfahren umzustellen, soweit sich die Ratsmitglieder mit der elektronischen Kommunikation einverstanden erklärt haben.

Rechtlich/fachliche Würdigung:

Zur Umstellung auf eine elektronische Ladung wäre lediglich eine 2. Änderung der Geschäftsordnung für den Gemeinderat Steindorf herbeizuführen. Die notwendigen Formulierungen ergeben sich aus dem Beschlusstext. Die technischen Voraussetzungen sind über das bisher genutzte Ratsinformationssystem ALLRIS ohnehin bereits geschaffen.

Finanzielle Auswirkungen:

Der Gemeinderat beschließt folgende Änderung der Geschäftsordnung für den Gemeinderat (2014-2020):

§ 18 erhält folgende neue Fassung:

Abs. 1

Die Gemeinderatsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. Im Falle eine elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail an die vom jeweiligen Ratsmitglied benannte E-Mail-Adresse und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des dritten Tages vor der Sitzung ergänzt werden.

Abs. 2

Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Abs. 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.

Abs. 3

Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Abs. 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. Hat das Gemeinderatsmitglied sein Einverständnis zur elektronischen Ladung erklärt, werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.

Abs. 4

Die Ladungsfrist beträgt 5 Tage. Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.