Die Organisationsuntersuchung der dchp consulting empfiehlt die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in digitaler Form, um zeitaufwändige Arbeiten zu reduzieren. Der große Zeitaufwand der Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Papierform liegt in der Vorbereitung der Unterlagen. Diese umfasst neben den grundsätzlichen Eingaben zur Tagesordnung und der zu ladenden Personen den Mehraufwand durch Bearbeitung der Anlagen für die Druckansicht, das manuelle Hinzufügen des Sitzungsprotokolls aus der letzten Sitzung, sowie das Vervielfältigen, dem Lochen und Einkuvertieren der Unterlagen.

Am Beispiel der Eingabepläne bei Bauvorhaben, die einer speziellen Vorbereitung zur Sitzungsladung bedürfen, lässt sich dies gut dokumentieren. Die Verwaltung erhält Eingabepläne grundsätzlich nur noch in digitaler Form, die im Optimalfall direkt als Anlage zur Beschlussvorlage beigefügt werden könnten. Bei der Ladung in Papierform ist allerdings auf einem Eingabeplan, der beim Ausdruck der Unterlagen auf DIN A4 verkleinert werden würde, nichts mehr zu erkennen. Aufgrunddessen nimmt der Sachbearbeiter den vorliegen Plan auseinander, schneidet diesen digital in einzelne Teile (je Etage und Seitenansicht eine Datei) und beschriftet diesen neu, sodass der A4 Ausdruck gut leserlich ist. Unabhängig des zeitlichen Aufwands beim Sachbearbeiter entsteht der Nachteil des Nicht-Gewährleistens eines korrekten Maßstabes. Außerdem erhalten alle digital geladenen Gremiumsmitglieder ebenfalls nur Einzel-Dateien und können nicht von einem Gesamtplan profitieren.

Weiterhin enthalten die aktuellen Ladungen der Gremien nicht selten mehr als 150 Seiten pro Ladung. Dies mag in der Theorie ein reiner Arbeitsschritt durch den Kopierer sein, in der Praxis „lauscht“ der Sachbearbeiter mit einem Ohr den Meldungen des Kopierers (Ablagefach voll, Papierfach leer, Tonerwechsel) und beginnt bereits mit dem Einkuvertieren, weshalb dieser Arbeitsschritt zeitlich auch dem personellen Aufwand zuzuordnen ist. Ein weiterer Schritt ist die zusätzliche Bereitstellung des öffentlichen Protokolls, das nach Unterzeichnen durch den Bürgermeister ebenfalls kopiert und an die Ladung angeheftet werden muss (auch das Protokoll enthält entsprechend der Sitzung oftmals viele Seiten).

Auch die Ladung des PAGM enthält sämtliche Unterlagen der möglichen Bewerber und enthält deshalb nicht selten mehr als 100 Seiten.

Der nächste Schritt ist dann das Versenden der Unterlagen, das aktuell noch durch Herrn Kitzberger erfolgt. Wegen der in der Geschäftsordnung festgelegten Ladungsfrist, ist selbstredend ein gewisser Zeitdruck gegeben. Würden die Unterlagen per Post versendet werden, sind diese als Maxi-Brief (2,75 EUR pro Sendung) oder in speziellen Fällen (über 190 DIN A4 Seiten) gar als Päckchen S (3,99 EUR) zu versenden.

Die Gremien in Schmiechen und Steindorf haben sich bereits in der Vorperiode dazu entschieden sämtliche Unterlagen nur noch digital zu erhalten. Beim Marktgemeinderat Mering haben sich aktuell zehn Marktgemeinderäte für die digitale Ladung und 14 Marktgemeinderäte für die Papierform entschieden. Auch der Landkreis lädt ausschließlich digital.

Unabhängig der Entscheidung der einzelnen Marktgemeinderatsmitglieder zur Teilnahme am elektronischen Sitzungsladungsverfahren prüft die Verwaltung Möglichkeiten zur Reduzierung des personellen Zeitaufwandes. Beispielsweise könnte Zerlegung eines Eingabeplanes komplett entfallen; es wäre die reine Bereitstellung des (digitalen) Gesamtplanes über das Ratsinformationssystem denkbar.

Bei vollständiger Zustimmung zum elektronischen Ladungsverfahren könnte andernfalls aber auch die aktuelle Förderung über 2x 300 Euro pro Periode entsprechend angepasst und zu Beginn einer Amtsperiode nach der Zustimmung komplett ausbezahlt werden.

Rechtlich/fachliche Würdigung:

Die aktuelle Geschäftsordnung des Marktgemeinderates enthält die Möglichkeit zur elektronischen Ladung nach Zustimmung durch das jeweilige Marktgemeinderatsmitglied. Demnach könnte auch die aktuell noch versendete (zusätzliche) postalische Ladung unter Beifügung der Tagesordnung entfallen.

Finanzielle Auswirkungen:

Veranschlagung im laufenden Haushaltsplan / Deckungsvorschlag:

Erklärung zur digitalen Ladung